Analysez le volume des anciens e-mails à fins de migration ou de nettoyage

Les approches traditionnelles et leurs limites

En utilisant Outlook

Les outils intégrés à Outlook, à savoir l'outil de nettoyage des boîtes aux lettres et les dossiers de recherche, sont totalement inadaptésà cette fin. Ces options manuelles peuvent s'avérer efficaces pour une ou deux boîtes aux lettres, mais elles ne permettent pas de couvrir les besoins d'une organisation.

En utilisant PowerShell

Les cmdlets `Search-Mailbox` et `New-MailboxSearch` permettent de rechercher des éléments répondant à des critères précis dans différentes boîtes aux lettres. L'outil « Content Search eDiscovery » d'Office 365, disponible dans le Centre de conformité, offre des fonctionnalités plus avancées, mais nécessite des autorisations spécifiques. Dans tous les cas, vous devrez exporter les résultats et procéder à un nouveau traitement des données pour générer des synthèses exploitables : un processus chronophage.

En utilisant un script

L'approche PowerShell la plus perfectionnée consiste à rédiger un script élaboré utilisant les API EWS ou Graph de Microsoft. Vous devrez toutefois adapter ce script à vos besoins spécifiques et le mettre à jour au fur et à mesure que votre environnement évolue.

Analysez la répartition des emails par ancienneté avec Promodag Reports

Promodag Reports est en mesure d'identifier les boîtes de réception contenant des éléments Outlook anciens que les utilisateurs devraient archiver. Le rapport Répartition des éléments par ancienneté vous apporte l'analyse dont vous avez besoin.

Sélectionnez les boîtes aux lettres cibles

Choisissez les boîtes aux lettres à analyser, qu’elles soient hébergées dans Exchange sur site ou dans Office 365. Vous pouvez sélectionner toutes les boîtes aux lettres utilisateurs ou appliquer un filtre par attributs. Par exemple, vous pouvez cibler tous les utilisateurs du service commercial ou d’une base de données Exchange particulière. Cette précision s’avère précieuse lorsque vous migrez des groupes déterminés selon un calendrier bien défini.

Choisissez les dossiers à explorer

Sélectionnez des dossiers précis ou des ensembles de dossiers. Vous pouvez vous concentrer sur le dossier racine Boîte de réception ou bien analyser tous les dossiers Outlook par défaut en une seule fois, au moyen d'une sélection unique.

Appliquez un filtre aux éléments

Définissez des filtres avancés en vue de cibler des types d'éléments précis, par exemple les messages non lus uniquement ou les éléments comportant des pièces jointes.

Définissez vos intervalles de temps

Configurez jusqu'à six intervalles de temps personnalisés afin de classer les e-mails par ancienneté. Cette possibilité vous permettra de générer la répartition nécessaire à votre projet de migration ou de nettoyage.

Générez votre rapport

Ce rapport vous donne immédiatement la vue d'ensemble dont vous aviez besoin. Regroupez les résultats par nom d'affichage pour consulter les détails relatifs à chacun des utilisateurs.

Optimisez la planification de votre migration

Si vous souhaitez mesurer l'espace occupé par les vieux messages dans vos boîtes aux lettres, Promodag Reports vous propose la solution la plus efficace et la plus conviviale. Testez gratuitement la solution pendant 45 jours et découvrez l'ensemble de ses fonctionnalités pendant votre période d'évaluation. Téléchargez Promodag Reports et rejoignez notre communauté d'utilisateurs.

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