Analysez le volume des pièces jointes dans l'ensemble de vos boîtes aux lettres

Les pièces jointes aux messages exigent une attention constante de la part des administrateurs de messagerie. Elles occupent un espace de stockage considérable et présentent des risques de sécurité lors de l'échange de fichiers avec des contacts externes. Bien qu'il ne soit pas possible de générer des rapports sur le trafic des pièces jointes, vous pouvez mesurer leur volume par type de fichier et même répertorier les pièces jointes individuelles stockées dans les boîtes aux lettres. Le rapport Pièces jointes des messages, disponible dans la catégorie Contenu des boîtes aux lettres, offre précisément cette fonctionnalité.

Comprendre l'analyse dynamique des boîtes aux lettres

Autorisations nécessaires

Le rapport Pièces jointes des messages est un rapport « dynamique » qui analyse le contenu des boîtes aux lettres en temps réel au moyen des API Exchange Web Services (EWS). L'exécution de ce rapport nécessite des autorisations bien définies :

• Exchange sur site: Attribuez le rôle Exchange ApplicationImpersonation au compte Promodag
• Office 365 (authentification par certificat): Attribuez l'autorisation full_access_as_app à l'application Promodag publiée dans Microsoft Entra ID.

Le fichier d'aide de Promodag Reports contient des instructions détaillées sur la manière d'attribuer ces autorisations.

Questions de performances

Les rapports dynamiques ouvrent chaque boîte aux lettres sélectionnée et analysent les éléments d'Outlook à la volée, sans passer par la base de données. Cette approche entraîne des temps d'exécution plus longs ; il est donc essentiel de bien définir votre stratégie et votre périmètre.

Optimisez votre analyse des pièces jointes

Ciblez des boîtes aux lettres particulières

Concentrez-vous sur les boîtes aux lettres problématiques plutôt que d'analyser l'ensemble de votre organisation. Donnez la priorité aux boîtes aux lettres les plus volumineuses ou à celles susceptibles de contenir un nombre excessif de pièces jointes. Cette approche ciblée réduit considérablement la durée de l'analyse tout en vous fournissant les informations réellement nécessaires.

Appliquez des filtres intelligents

Utilisez l'onglet Filtre pour affiner vos critères de recherche. Par exemple, vous pouvez afficher uniquement :

• les pièces jointes des messages datant de plus d'un an ;
• des extensions de fichiers spécifiques (par exemple, .pst, .zip, .mp4) ;
• les fichiers dépassant une certaine taille.

Sélectionnez les dossiers appropriés

Choisissez des dossiers spécifiques à scanner plutôt que les boîtes mail dans leur intégralité. Concentrez-vous sur les dossiers contenant un volume important de messages, tels que :

• La Boîte de réception
• Les Éléments envoyés
• Les dossiers dédiés à des projets particuliers.

Cette exploration sélective réduit considérablement le temps d'exécution des rapports.

Choisissez le format de votre rapport

Résumé ou liste détaillée ?

Déterminez le niveau de détail nécessaire :

• Aperçu : affiche le nombre total de pièces jointes regroupées par extension de fichier. Parfait pour comprendre quels types de fichiers occupent le plus d'espace.
• Liste détaillée : affiche toutes les pièces jointes correspondant à vos critères (sélection de boîtes aux lettres, filtres, dossiers). La meilleure option pour identifier des fichiers particuliers à supprimer ou à archiver.

Exporter les résultats détaillés

Lorsque le rapport génère des résultats volumineux, exportez les données au format CSV afin de faciliter leur exploitation, leur tri et leur partage avec les différents intervenants.

Une analyse approfondie du contenu des boîtes aux lettres

Le rapport Pièces jointes des messages n'est qu'un outil parmi d'autres de la catégorie Contenu des boîtes aux lettres de Promodag Reports. D'autres rapports vous permettent d'extraire :

• les règles de boîte de réception configurées par les utilisateurs ;
• les réunions du calendrier et leur fréquence ;
• les autorisations d'accès aux boîtes aux lettres accordées aux utilisateurs ;
• les autorisations d'accès aux dossiers au sein de votre organisation.

Grâce à ces informations, vous pourrez maintenir la bonne santé de vos boîtes aux lettres, appliquer les politiques de sécurité et optimiser l'utilisation de l'espace de stockage.

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