Pourquoi utiliser Promodag Reports pour vos rapports de messagerie sur Exchange Online ?

Promodag Reports est un logiciel dédié aux rapports de messagerie électronique permettant de pallier les limites critiques des rapports natifs de Microsoft Exchange Online. Il propose une conservation illimitée des données (contre 90 jours), des rapports unifiés sur les environnements hybrides, des analyses statistiques avancées, une ergonomie améliorée (fuseaux horaires locaux, filtrage par type de boîte aux lettres) et des performances largement améliorées grâce à une architecture de base de données locale.

Le défi croissant de la création de rapports de messagerie dans les environnements Exchange Online

À mesure que les organisations migrent les données de leurs serveurs vers Exchange Online, les administrateurs informatiques sont confrontés à un problème crucial : comment continuer à générer des rapports de trafic des messages ? Bien que Microsoft fournisse des outils de reporting natifs pour Exchange Online, ces solutions présentent des lacunes concernant la conservation des données à long terme, suivi détaillé des messages et la gestion des environnements hybrides.

Dans ce contexte, les outils spécialiséstels que Promodag Reports deviennent indispensables pour les équipes informatiques chargées de gérer ces infrastructures de messagerie complexes.

Connaître les faiblesses des rapports natifs d'Exchange Online

Le système de rapports natif d'Exchange Online présente trois failles majeures : une conservation des messages limitée à 90 jours, une ergonomie médiocre (horodatage UTC uniquement, aucun filtrage par type de boîte aux lettres) et l'impossibilité de consolider les données issues d'environnements hybrides, ce qui oblige les administrateurs à recourir à des processus de reporting lents et fragmentés.

Le tableau de bord natif Exchange Online de Microsoft fournit des indicateurs de base sur l'activité de la messagerie électronique, mais il présente des contraintes importantes pouvant entraver les opérations informatiques et les démarches de conformité

Les données de suivi des messages d'Exchange Online ne sont conservées que pendant 90 jours, le suivi standard des messages couvrant les 10 derniers jours et les recherches historiques (nécessitant PowerShell) ne remontant qu'à 90 jours au plus. Au-delà de cette période, seuls des rapports d'activité agrégés sont disponibles pendant 180 jours maximum, mais ces résumés généraux ne contiennent pas les détails des messages nécessaires au dépannage des problèmes de remise, aux enquêtes de sécurité ou à la réalisation d'audits de conformité.

De plus, les outils natifs d'Exchange Online présentent des problèmes pratiques d'utilisation. Ils affichent les horodatages exclusivement en UTC, ce qui est source de confusion pour des équipes dispersées entre différents fuseaux horaires. Ces rapports ne permettent pas non plus de filtrer par types de destinataires spécifiques, comme par exemple les boîtes aux lettres partagées ou les boîtes aux lettres de salle, une omission surprenante qui limite la visibilité aux ressources de communication essentielles. Et si vous devez générer des rapports à grande échelle à l'aide de requêtes PowerShell sur Exchange Online, les temps de réponse peuvent être extrêmement longs.

Soulignons également que les difficultés se multiplient pour les organisations utilisant des environnements Exchange hybrides, dans lesquels certaines boîtes aux lettres restent sur site tandis que d'autres ont migré vers Exchange Online. Les rapports natifs d'Exchange Online sont incapables de consolider les données provenant des deux plateformes, ce qui oblige les administrateurs à passer d'une interface de reporting à l'autre et à corréler manuellement les informations. Cette approche fragmentée est chronophage, source d'erreurs et rend presque impossible l'obtention d'une vue unifiée des tendances du trafic de messagerie de votre organisation.

Comment Promodag Reports répond aux défis posés par les rapports Exchange Online

Promodag Reports permet de contourner toutes les principales limitations du reporting d'Exchange Online en permettant la conservation indéfinie des données, en proposant des rapports statistiques avancés et spécialisés indisponibles dans les outils Microsoft, en améliorant la convivialité grâce à la prise en charge des fuseaux horaires locaux et au filtrage des boîtes aux lettres, en unifiant les données des environnements hybrides et en offrant des performances nettement plus rapides grâce à une architecture de base de données locale.

Conservation et archivage à long terme des données de messagerie électronique

À la différence de la limitation à 90 jours imposée par Exchange Online pour la traçabilité des messages, Promodag Reports permet une conservation illimitée des données à des fins de reporting. Pour ce faire, l'outil crée des journaux de suivi des messages avant de les importer dans sa base de données. Ces fichiers logs peuvent être archivés sur un support de stockage externe et réimportés ultérieurement, même dans une autre base de données, chaque fois qu'une analyse historique est nécessaire.

Cette méthode transforme les données temporaires de suivi des messages en une ressource permanente pour la création de rapports. Les organisations soumises à des contraintes réglementaires peuvent conserver des enregistrements détaillés de l'activité de la messagerie électronique pendant des années, et non plus seulement pendant quelques mois. Les équipes informatiques peuvent analyser les tendances à long terme de l'utilisation du courrier électronique, comparer les tendances du trafic d'une année sur l'autre et enquêter sur les incidents survenus bien au-delà de la période de 90 jours couverte par les rapports natifs d'Exchange Online.

Rapports statistiques exhaustifs d'analyse du trafic des e-mails

L'une des fonctionnalités les plus utiles de Promodag Reports est sa capacité à générer des rapports statistiques détaillés permettant de révéler des tendances d'utilisation invisibles dans le tableau de bord natif d'Exchange Online. Ces statistiques vont bien au-delà du simple comptage des messages.

Le produit permet de ventiler le volume de messages par jour ou par heure afin d'identifier les pics de trafic et de planifier le dimensionnement de l'infrastructure en conséquence. Cette analyse temporelle est indispensable pour comprendre à quel moment votre environnement Exchange Online subit la charge la plus importante et pour résoudre les problèmes de performances qui surviennent à certaines périodes.

Les rapports sur la répartition des messages par taille montrent combien d'e-mails relèvent de différentes catégories de taille, révélant ainsi si votre organisation envoie principalement des messages texte courts ou des pièces jointes volumineuses consommant de la bande passante et de l'espace de stockage. Ces données aident les équipes informatiques à optimiser les quotas des boîtes aux lettres, à identifier les utilisateurs qui pourraient avoir besoin d'une formation sur les meilleures pratiques à adopter pour les pièces jointes et à prévoir les besoins en stockage dans Exchange Online.

De même, les statistiques par nombre de destinataires ventilent les messages par nombre de correspondants afin de montrer la fréquence à laquelle les utilisateurs envoient des messages à des individus plutôt qu'à des listes de distribution ou à des groupes de destinataires importants. La compréhension de ces tendances permet d'optimiser la gestion des groupes de distribution et d'identifier les spams potentiels ou les applications de messagerie mal configurées qui envoient des e-mails à de trop nombreux destinataires.

L'analyse temporelle des destinataires permet d'aller plus loin en affichant la répartition des destinataires par heure ou par jour, révélant ainsi les modes de communication au sein de votre organisation. Vous pouvez voir à quel moment les différents services sont les plus actifs, identifier les modes d'envoi inhabituels qui pourraient indiquer des comptes compromis et comprendre comment l'utilisation des e-mails varie au cours des cycles de l'activité.

Ces rapports statistiques transforment les données brutes de suivi des messages Exchange Online en informations exploitables qui ne sont tout simplement pas disponibles via les outils de reporting natifs de Microsoft.

Rapports détaillés non disponibles dans Exchange Online

Au-delà de l'analyse statistique, Promodag Reports intègre une bibliothèque étendue de rapports spécialisés allant bien au-delà de ce que propose le tableau de bord Exchange Online. Ces rapports exclusifs facilitent la compréhension des tendances d'utilisation du courrier électronique et des ressources, ce que les outils natifs de Microsoft ne permettent pas.

Par exemple, le rapport Recherche d'éléments du calendrier permet non seulement de suivre l'utilisation des salles de réunion, mais aussi de calculer leur taux d'occupation, ce qui constitue une donnée précieuse pour la gestion des installations et l'aménagement de l'espace. Le rapport Temps de réponse des messages aide les organisations à mesurer la réactivité aux e-mails et à identifier les goulots d'étranglement dans la communication. Le rapport Utilisation des groupes de distribution montre quels groupes sont activement utilisés et ceux qui ne le sont pas, ce qui facilite les efforts d'optimisation et de gestion de la messagerie.

Ces rapports spécialisés transforment les données des e-mails en informations décisionnelles et visent à aider les organisations à optimiser leur infrastructure de messagerie et à améliorer l'efficacité de leur communication.

Convivialité améliorée pour une exploitation en conditions réelles

Promodag Reports comble certaines lacunes fonctionnelles qui frustrent les utilisateurs des rapports natifs d'Exchange Online. Le programme vous permet de filtrer et de générer facilement des rapports sur les boîtes aux lettres partagées, les boîtes aux lettres de salle, les boîtes aux lettres d'équipement et autres types de destinataires, une fonctionnalité étonnamment absente de l'interface de reporting native de Microsoft.

Toutes les dates et heures des messages sont automatiquement converties en heure locale, ce qui élimine la confusion causée par l'affichage exclusivement en UTC d'Exchange Online. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux organisations internationalisées dont les équipes informatiques et les utilisateurs finaux opèrent dans différentes régions du monde et qui doivent corréler l'activité de leur messagerie électronique au fuseau horaire local.

Reporting hybride unifié

Une autre fonctionnalité clé de Promodag Reports réside dans sa capacité à importer les données de suivi des messages provenant à la fois des serveurs Exchange sur site et d'Exchange Online dans une base de données unique et unifiée. Cela signifie que vous pouvez générer des rapports sur le trafic des e-mails montrant l'activité de l'ensemble de votre infrastructure de messagerie, que les boîtes aux lettres soient hébergées sur site, dans Exchange Online ou réparties entre les deux plateformes pendant la migration.

Le produit détecte automatiquement qu'une boîte aux lettres a été migrée de votre Exchange local vers Exchange Online et regroupe intelligemment l'historique des e-mails. Les messages liés à l'ancienne boîte aux lettres locale sont associés de manière transparente à la nouvelle boîte aux lettres Cloud, ce qui garantit la continuité de vos données de reporting. Cela élimine la fragmentation des données qui affecte les rapports natifs d'Exchange Online et fournit des statistiques d'utilisation précises, quel que soit l'endroit où les boîtes aux lettres sont hébergées.

Reporting rapide et réactif

L'un des principaux avantages de Promodag Reports en matière de performances réside dans son architecture basée sur une base de données. Au lieu d'exécuter des requêtes PowerShell lentes sur Exchange Online chaque fois que vous avez besoin d'un rapport, le logiciel génère des rapports directement à partir de sa base de données locale.

Cela implique que les rapports de stockage des boîtes aux lettres, d'analyse du trafic des destinataires, de statistiques d'utilisation des e-mails et de répartition des messages s'exécutent en quelques secondes plutôt qu'en quelques minutes, voire quelques heures pour les gros environnements. Grâce à cette capacité de réponse optimisée, les administrateurs informatiques peuvent rapidement répondre aux questions, traiter les demandes d'assistance et prendre des décisions fondées sur les données sans attendre la fin des longues opérations de requête sur Exchange Online.

Rapports statistiques exhaustifs d'analyse du trafic des e-mails

L'une des fonctionnalités les plus utiles de Promodag Reports est sa capacité à générer des rapports statistiques détaillés permettant de révéler des tendances d'utilisation invisibles dans le tableau de bord natif d'Exchange Online. Ces statistiques vont bien au-delà du simple comptage des messages.

Le produit permet de ventiler le volume de messages par jour ou par heure afin d'identifier les pics de trafic et de planifier le dimensionnement de l'infrastructure en conséquence. Cette analyse temporelle est indispensable pour comprendre à quel moment votre environnement Exchange Online subit la charge la plus importante et pour résoudre les problèmes de performances qui surviennent à certaines périodes.

Les rapports sur la répartition des messages par taille montrent combien d'e-mails relèvent de différentes catégories de taille, révélant ainsi si votre organisation envoie principalement des messages texte courts ou des pièces jointes volumineuses consommant de la bande passante et de l'espace de stockage. Ces données aident les équipes informatiques à optimiser les quotas des boîtes aux lettres, à identifier les utilisateurs qui pourraient avoir besoin d'une formation sur les meilleures pratiques à adopter pour les pièces jointes et à prévoir les besoins en stockage dans Exchange Online.

De même, les statistiques par nombre de destinataires ventilent les messages par nombre de correspondants afin de montrer la fréquence à laquelle les utilisateurs envoient des messages à des individus plutôt qu'à des listes de distribution ou à des groupes de destinataires importants. La compréhension de ces tendances permet d'optimiser la gestion des groupes de distribution et d'identifier les spams potentiels ou les applications de messagerie mal configurées qui envoient des e-mails à de trop nombreux destinataires.

L'analyse temporelle des destinataires permet d'aller plus loin en affichant la répartition des destinataires par heure ou par jour, révélant ainsi les modes de communication au sein de votre organisation. Vous pouvez voir à quel moment les différents services sont les plus actifs, identifier les modes d'envoi inhabituels qui pourraient indiquer des comptes compromis et comprendre comment l'utilisation des e-mails varie au cours des cycles de l'activité.

Ces rapports statistiques transforment les données brutes de suivi des messages Exchange Online en informations exploitables qui ne sont tout simplement pas disponibles via les outils de reporting natifs de Microsoft.

Rapports détaillés non disponibles dans Exchange Online

Au-delà de l'analyse statistique, Promodag Reports intègre une bibliothèque étendue de rapports spécialisés allant bien au-delà de ce que propose le tableau de bord Exchange Online. Ces rapports exclusifs facilitent la compréhension des tendances d'utilisation du courrier électronique et des ressources, ce que les outils natifs de Microsoft ne permettent pas.

Par exemple, le rapport Recherche d'éléments du calendrier permet non seulement de suivre l'utilisation des salles de réunion, mais aussi de calculer leur taux d'occupation, ce qui constitue une donnée précieuse pour la gestion des installations et l'aménagement de l'espace. Le rapport Temps de réponse des messages aide les organisations à mesurer la réactivité aux e-mails et à identifier les goulots d'étranglement dans la communication. Le rapport Utilisation des groupes de distribution montre quels groupes sont activement utilisés et ceux qui ne le sont pas, ce qui facilite les efforts d'optimisation et de gestion de la messagerie.

Ces rapports spécialisés transforment les données des e-mails en informations décisionnelles et visent à aider les organisations à optimiser leur infrastructure de messagerie et à améliorer l'efficacité de leur communication.

Convivialité améliorée pour une exploitation en conditions réelles

Promodag Reports comble certaines lacunes fonctionnelles qui frustrent les utilisateurs des rapports natifs d'Exchange Online. Le programme vous permet de filtrer et de générer facilement des rapports sur les boîtes aux lettres partagées, les boîtes aux lettres de salle, les boîtes aux lettres d'équipement et autres types de destinataires, une fonctionnalité étonnamment absente de l'interface de reporting native de Microsoft.

Toutes les dates et heures des messages sont automatiquement converties en heure locale, ce qui élimine la confusion causée par l'affichage exclusivement en UTC d'Exchange Online. Cette fonctionnalité est particulièrement utile aux organisations internationalisées dont les équipes informatiques et les utilisateurs finaux opèrent dans différentes régions du monde et qui doivent corréler l'activité de leur messagerie électronique au fuseau horaire local.

Reporting hybride unifié

Une autre fonctionnalité clé de Promodag Reports réside dans sa capacité à importer les données de suivi des messages provenant à la fois des serveurs Exchange sur site et d'Exchange Online dans une base de données unique et unifiée. Cela signifie que vous pouvez générer des rapports sur le trafic des e-mails montrant l'activité de l'ensemble de votre infrastructure de messagerie, que les boîtes aux lettres soient hébergées sur site, dans Exchange Online ou réparties entre les deux plateformes pendant la migration.

Le produit détecte automatiquement qu'une boîte aux lettres a été migrée de votre Exchange local vers Exchange Online et regroupe intelligemment l'historique des e-mails. Les messages liés à l'ancienne boîte aux lettres locale sont associés de manière transparente à la nouvelle boîte aux lettres Cloud, ce qui garantit la continuité de vos données de reporting. Cela élimine la fragmentation des données qui affecte les rapports natifs d'Exchange Online et fournit des statistiques d'utilisation précises, quel que soit l'endroit où les boîtes aux lettres sont hébergées.

Reporting rapide et réactif

L'un des principaux avantages de Promodag Reports en matière de performances réside dans son architecture basée sur une base de données. Au lieu d'exécuter des requêtes PowerShell lentes sur Exchange Online chaque fois que vous avez besoin d'un rapport, le logiciel génère des rapports directement à partir de sa base de données locale.

Cela implique que les rapports de stockage des boîtes aux lettres, d'analyse du trafic des destinataires, de statistiques d'utilisation des e-mails et de répartition des messages s'exécutent en quelques secondes plutôt qu'en quelques minutes, voire quelques heures pour les gros environnements. Grâce à cette capacité de réponse optimisée, les administrateurs informatiques peuvent rapidement répondre aux questions, traiter les demandes d'assistance et prendre des décisions fondées sur les données sans attendre la fin des longues opérations de requête sur Exchange Online.

Promodag Reports convient-il à votre organisation ?

Promodag Reports convient à toute organisation gérant des environnements Exchange Online, hybrides ou Exchange sur site, tenue de respecter des exigences réglementaires à long terme ou insatisfaite des limitations des rapports natifs. Il est proposé avec un essai gratuit de 45 jours afin de vous permettre de le tester dans votre propre environnement.

Le produit s'adresse aux entreprises de toutes tailles, des petites structures ayant des besoins élémentaires en matière de reporting de messagerie aux grandes entreprises souhaitant bénéficier d'analyses sophistiquées sur des infrastructures hybrides complexes. Que vous envisagiez une migration Exchange vers Exchange Online, que vous deviez démontrer votre respect des politiques de conservation des données ou que vous souhaitiez simplement bénéficier d'une meilleure visibilité sur les habitudes d'utilisation de la messagerie et les statistiques de trafic de votre entreprise, Promodag Reports vous offre les outils et la flexibilité dont vous avez besoin.

Prêt à constater la différence ? Téléchargez une version d'essai entièrement fonctionnelle de Promodag Reports et testez-la gratuitement pendant 45 jours dans votre propre environnement. Notre équipe est à votre disposition pour répondre à vos questions, vous apporter des conseils techniques et vous aider à tirer le meilleur parti de votre investissement dans les rapports de messagerie Exchange Online.