Non, le rapport d'activité du centre d'administration Microsoft 365 ne présente que les données relatives aux boîtes aux lettres utilisateur et non celles des boîtes aux lettres partagées. Si vous avez besoin de rapports détaillés sur l'activité des boîtes aux lettres partagées, vous devrez utiliser une solution de reporting tierce telle que Promodag Reports, qui peut cibler spécifiquement les boîtes aux lettres partagées.
Comment obtenir des rapports sur l'activité des boîtes aux lettres partagées d'Office 365
Certains d'entre vous se sont probablement demandé comment ils était possible d'obtenir un rapport détaillé indiquant le nombre de messages envoyés et reçus par toutes les boîtes aux lettres partagées de leur tenant Office 365. Il semble s'agir d'une affaire très simple a priori. Toutefois, nous allons voir que ce n'est pas aussi facile qu'il y paraît.
Les rapports natifs d'Office 365
Le première idée qui vient à l'esprit consiste à d'ouvrir directement le centre d'administration d'Office 365 et d'aller sur la page Rapports > Utilisation, puis de sélectionner le widget Activité du courrier dans le tableau de bord des rapports. Hélas, ce rapport d'activité ne présente que des données pour les boîtes aux lettres utilisateur. Quelle déception !
Les produits tiers
Étape suivante : Recherchez un produit tiers qui contournerait cette restriction et qui aurait la capacité de produire des rapports sur les boîtes aux lettres partagées. Il existe bien d'autres solutions ; malheureusement, le niveau de détail fourni par la grande majorité d'entre elles n'inclut pas la ligne Objet des messages. L'information produite est trop incomplète pour être utilisable.
Promodag Reports
Parmi ces solutions tierces, il vous reste à essayer Promodag Reports. Et là, une agréable surprise vous attend.
Les boîtes aux lettres partagées facilement peuvent être récupérées en sélectionnant les destinataires Exchange par type. Si vous avez opté pour un environnement hybride, vous pourrez simultanément sélectionner des boîtes aux lettres partagées sur site et dans Office 365.
Vous pouvez définir le niveau de détail de votre rapport à volonté, de Total à Ligne Objet du message, dans le modèle de rapport Trafic général des boîtes aux lettres. Il est même possible d'afficher le domaine SMTP des correspondants, ou encore leur adresse email complète.
Mais ce n'est pas tout : vous pouvez aussi aisément produire un graphique montrant l'évolution du trafic des boîtes aux lettres partagées par intervalle de temps.
Il est également possible, entre autres, de produire un rapport montrant les n premières boîtes aux lettres partagées par le nombre de messages reçus. Et tous ces rapports sont entièrement personnalisables (avec le logo de votre entreprise et votre propre charte graphique, par exemple) et leur diffusion peut être automatisée.
Conclusion
Promodag Reports surpasse clairement les rapports fournis par Office 365 et la grande majorité des produits concurrents lorsqu'il s'agit de produire des rapports sur les boîtes aux lettres partagées d'Office 365, tant en termes de facilité d'utilisation que de niveau de détail disponible. L'essayer, c'est l'adopter ! Téléchargez une version d'essai gratuite de 45 jours ou une mise à niveau vers la dernière version si vous êtes déjà client. Nous sommes ouverts à tout commentaire ou suggestion, alors n'hésitez pas à nous envoyer un message ou à contacter notre support.
Questions fréquentes
Comment sélectionner des boîtes aux lettres partagées dans Promodag Reports ?
Les boîtes aux lettres partagées peuvent être facilement sélectionnées dans Promodag Reports en filtrant les destinataires Exchange par type à l'aide de l'attribut « Recipient Type Details » (Détails du type de destinataire). Vous pouvez ainsi cibler spécifiquement les boîtes aux lettres partagées pour vos rapports. Si votre environnement est hybride, il vous est possible de sélectionner simultanément les boîtes aux lettres partagées sur site et sur Office 365.
Quel niveau de détail obtient-on dans les rapports d'activité sur les boîtes partagées ?
Promodag Reports permet de définir le niveau de détail, du total jusqu'aux lignes d'objet des messages individuels, dans le rapport Trafic général des boîtes aux lettres. Les domaines SMTP des correspondants ou leurs adresses e-mail complètes peuvent être affichés, offrant ainsi une visibilité complète sur les communications des boîtes aux lettres partagées, ce que la plupart des produits tiers ne sont pas capables de réaliser.
Comment suivre l'augmentation du trafic des boîtes aux lettres partagées dans le temps ?
Promodag Reports propose des graphiques illustrant l'évolution du trafic des boîtes aux lettres partagées par intervalle de temps au moyen du rapport « Évolution du trafic des boîtes aux lettres ». Vous pouvez ainsi surveiller l'évolution de l'utilisation des boîtes aux lettres partagées dans le temps et identifier les habitudes de communication.
Comment puis-je identifier les boîtes aux lettres partagées les plus actives ?
Vous pouvez générer un rapport sur les N boîtes aux lettres partagées les plus utilisées par nombre de messages reçus ou envoyés au moyen du rapport Boîte aux lettres par niveau de trafic. Ce rapport permet d'identifier les boîtes aux lettres partagées les plus utilisées au sein de votre organisation et d'éclairer vos décisions en matière de gestion et d'allocation des ressources.
Absolument. Tous les rapports Promodag, y compris les rapports sur les boîtes aux lettres partagées, sont entièrement personnalisables. Vous pouvez utiliser le logo de votre entreprise et votre propre charte graphique pour personnaliser les rapports. Par ailleurs, la diffusion des rapports peut être automatisée, ce qui vous permet de programmer des rapports d'activité réguliers sur les boîtes aux lettres partagées.
Oui, Promodag Reports est entièrement compatible avec les environnements hybrides. Vous pouvez sélectionner et générer des rapports sur les boîtes aux lettres partagées hébergées sur site, et dans Office 365. Vous obtenez ainsi une visibilité complète sur l'ensemble de votre infrastructure Exchange, quel que soit l'emplacement de ces boîtes aux lettres partagées.
Promodag Reports surpasse les rapports natifs d'Office 365 dans la mesure où il supporte les boîtes aux lettres partagées (ce que ne font pas les rapports natifs), permet d'explorer en détail les lignes d'objet des messages, propose des niveaux de détail personnalisables, supporte l'analyse de la croissance du trafic, identifie les boîtes aux lettres les plus utilisées et permet une personnalisation complète, y compris l'ajout du logo de l'entreprise et une distribution automatisée.
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