Exchange sur site

Promodag Reports permet d'auditer les dossiers publics avant toute migration vers des versions plus récentes d’Exchange ou vers Office 365, avec un inventaire détaillé et une analyse d’utilisation. Parmi ses principales fonctionnalités, citons le classement des dossiers par taille, l’identification des dossiers inactifs via l’analyse du trafic et des indicateurs d'ancienneté et de volumétrie des éléments ainsi que le suivi de l’évolution de la taille des dossiers publics dans le temps. L'outil permet également de cartographier les autorisations d'accès et les détails des droits, ce qui est essentiel pour garantir la conformité (notamment au RGPD) lors de la migration de contenu vers des services collaboratifs modernes tels que SharePoint ou les groupes Office 365. Promodag Reports supporte aussi bien les dossiers publics hérités d'Exchange 2010 que leurs successeurs modernes à partir d'Exchange 2013, Office 365 compris.

Promodag Reports aide les administrateurs à identifier et à supprimer les ressources Exchange et Office 365 obsolètes consommant inutilement des ressources et des licences. Les boîtes aux lettres inactives peuvent être détectées à l'aide de deux méthodes : filtrage par date de dernière connexion, ou identification des boîtes aux lettres n'ayant pas envoyé de messages au cours d'une période donnée. La solution fournit également des rapports automatisés permettant de repérer les groupes de distribution et les contacts de messagerie vides ou inutilisés ; ils peuvent être programmés pour être envoyés par e-mail à intervalles réguliers. Ces rapports seront particulièrement utiles aux organisations qui prévoient de migrer vers Office 365.

Le rapport d'activité de messagerie natif de Microsoft 365 ne couvre que les boîtes aux lettres utilisateur et exclut les boîtes aux lettres partagées, empêchant ainsi les administrateurs d'avoir une visibilité intégrée sur leur trafic de messagerie. La plupart des outils de reporting tiers présentent également des lacunes, faute de pouvoir explorer en détail les informations au niveau des messages telles que leur objet. Promodag Reports propose des rapports d’utilisation détaillés des boîtes aux lettres partagées d’Office 365, ainsi que la possibilité d’analyser aussi leurs pendants sur site dans les environnements hybrides. Les rapports sont entièrement personnalisables et peuvent être automatisés pour une distribution programmée.

Le rapport Autorisations sur les dossiers de boîte aux lettres de Promodag Reports offre une alternative plus simple à l'utilisation de scripts PowerShell pour auditer les autorisations au niveau des dossiers dans les boîtes aux lettres Exchange. Il permet de filtrer par type de destinataire (par exemple, les boîtes aux lettres partagées), de sélectionner des dossiers spécifiques et d'exclure les autorisations par défaut afin d'obtenir des résultats plus clairs. Cela simplifie le processus de détection des autorisations indésirables et de maintien du respect des normes de sécurité, tant dans les environnements Exchange sur site que dans ceux d'Office 365.

Tandis que le Centre d'administration Exchange ne permet de consulter les autorisations de délégation des boîtes aux lettres qu'une par une et que les scripts PowerShell nécessitent une syntaxe différente entre les environnements sur site et Exchange Online, le rapport Autorisations des délégués des destinataires de Promodag Reports simplifie le processus dans les deux cas. Il offre une interface conviviale permettant de sélectionner des autorisations spécifiques et supporte toutes les versions d’Exchange sur site et Exchange Online. L’une de ses principales fonctionnalités est la possibilité de générer automatiquement des rapports d’autorisations individuels et de les envoyer par e-mail à chaque utilisateur, ce qui simplifie considérablement le processus d’audit.

Pour retrouver les e-mails automatisés envoyés via Exchange à l'aide du relais d'application SMTP, il nous faudra contourner la limitation par défaut de Promodag Reports qui ne permet de suivre que les destinataires Exchange et les messages envoyés depuis Outlook. La solution consiste à créer des boîtes aux lettres pour chacune de ces adresses d'expéditeur SMTP, réimporter l'annuaire, activer l'option « Client non-Outlook » dans la configuration du suivi des messages, puis réimporter les tracking logs Exchange. Vous pourrez ensuite générer des rapports présentant le trafic provenant de ces sources d'e-mails automatisés, exactement comme pour les boîtes aux lettres ordinaires.

Les outils natifs d'Exchange ne conservent les données de suivi des messages que pendant 30 jours en environnement sur site ou jusqu'à 90 jours dans Office 365, ce qui rend impossible la recherche d'e-mails plus anciens à l'aide des cmdlets PowerShell. Promodag Reports contourne cette limitation grâce à son rapport Recherche de messages spécifiques qui scrute l’historique du trafic de messagerie stocké dans sa base de données et permet d’appliquer des filtres par objet, expéditeur/destinataire et date. Cette méthode fournit des résultats détaillés en quelques minutes et affiche tous les messages correspondants même si les utilisateurs les ont supprimés de leur boîte de réception à condition que les tracking logs aient été importés régulièrement.

Les problèmes d'espace disque dans Exchange sont souvent dus aux journaux de transactions, qui peuvent entraîner le démontage des bases de données s'ils ne sont pas surveillés. Le rapport Informations sur la taille de la base de données de Promodag Reports permet de suivre l'utilisation réelle de l'espace disque, l'espace libre récupérable (white space) et la taille des journaux de transactions dans toutes les bases de données. Pour éviter les problèmes d'espace disque,  il est recommandé de surveiller régulièrement l'espace disponible et de rééquilibrer les boîtes aux lettres entre les bases de données en fonction de l'espace disponible.

Le rapport Recherche d'éléments du calendrier de Promodag Reports permet aux administrateurs de suivre l'utilisation des salles de réunion en analysant les calendriers des boîtes aux lettres des salles et en calculant les taux d'occupation en fonction d'horaires d'activité personnalisés. Ce rapport fournit des indicateurs clés, notamment le nombre de réunions, la durée cumulée et le taux d'occupation (rapport entre la durée des réunions et le nombre total d'heures d'activité disponibles). Ces données aident les organisations à prendre des décisions fondées en termes de gestion des espaces de travail, à optimiser l'utilisation des salles de réunion et à planifier leurs besoins futurs en ressources.

Le règlement RGPD a un impact direct sur les systèmes Exchange et Promodag Reports contribue à garantir la conformité grâce à quatre fonctionnalités clés. L'outil permet de vérifier le consentement préalable en extrayant les listes de destinataires des newsletters, de faciliter la portabilité des données en répertoriant les e-mails personnels, de se prémunir contre les fuites de données en contrôlant les autorisations d'accès aux boîtes de réception, et de respecter le droit à l'oubli en identifiant les messages contenant des données à caractère personnel (DCP). Ces rapports permettent aux administrateurs d'examiner et de gérer périodiquement les données à caractère personnel conformément aux exigences du RGPD.

L'infobésité désigne la pathologie de la "surcharge informationnelle" à laquelle de nombreux salariés sont soumis, et dont le principal responsable est le courrier électronique en tant qu'outil de travail et de communication dominant en entreprise. Or, le droit à la déconnexion figure parmi les obligations légales des entreprises depuis la loi Travail El Khomri en 2016. Comment vous assurer que votre entreprise respecte bien l'article L2242-17 du Code du travail dans le cadre de l'utilisation de la messagerie électronique ? Ce post montre au travers de quelques exemples concrets comment repérer les excès de zèle avec Promodag Reports.