Tutoriels sur les rapports Exchange

Promodag Reports v14 permet aux utilisateurs de créer des rapports professionnels et conformes à l'identité visuelle de l'entreprise grâce à des feuilles de style personnalisées et à l'intégration de leur logo. Les utilisateurs peuvent modifier les couleurs, les polices et les mises en page via l'Éditeur de style intégré, puis appliquer ces styles de manière globale ou à des rapports spécifiques. Ces fonctionnalités de personnalisation garantissent des rapports soignés et professionnels, adaptés à un partage avec les dirigeants, les clients et les autorités réglementaires.

Grâce à Promodag Reports, détectez les groupes de distribution inutiles en extrayant leur liste sur une période spécifique, celle des messages récents envoyés à ces groupes, puis celle des groupes sans membres,et en récupérant les adresses de leurs propriétaires en vue d'obtenir leur confirmation avant de supprimer leurs groupes. Cette approche systématique permet de rationaliser le processus d'élimination des groupes de distribution tout en préservant la sécurité des données et la communication avec les utilisateurs.

Le rapport Règles de la boîte de réception de Promodag Reports extrait les règles Outlook activées par les utilisateurs et propose désormais un filtrage par type (Déplacer, Supprimer, Faire suivre, Rediriger), ce qui permet aux administrateurs de détecter facilement les redirections de messages vers des adresses internes ou externes. Ce rapport nécessite des autorisations élevées (rôle ApplicationImpersonation ou full_access_as_app) et ne récupère que les règles côté client, tandis que les règles côté serveur peuvent être consultées à l'aide du rapport Autorisations des délégués des destinataires. Les résultats peuvent être exportés au format CSV pour un traitement ultérieur dans Excel.

Le rapport Groupes de distribution de Promodag Reports aide les administrateurs à recenser et à vérifier les groupes de distribution Exchange selon quatre niveaux de détail, des résumés élémentaires aux listes détaillées des membres, groupes imbriqués compris. Ce rapport fournit des informations essentielles telles que le type de groupe, les dates de création, les paramètres de visibilité, le volume de messages et les détails des membres. Toutes ces données pouvant être exportées au format CSV pour une analyse plus approfondie. Il est particulièrement utile à la gestion de la prolifération des groupes et à l'évaluation de l'éligibilité à la migration vers les groupes Office 365 car il recense la plupart des critères nécessaires pour identifier les groupes à convertir (à l'exception des groupes synchronisés sur site).

Le rapport Activité du trafic par ordre chronologique de Promodag Reports permet aux utilisateurs de répertorier les derniers messages envoyés ou reçus par n'importe quel destinataire Exchange (boîte aux lettres, groupe de distribution ou dossier public) sans les contraintes des commandes PowerShell. Contrairement à Get-MessageTrackingLog ou Get-MessageTrace, ce rapport fournit en effet un nombre illimité de résultats pour la période couverte par le journal de suivi importé. Les utilisateurs peuvent filtrer les résultats par type de destinataire, attributs et correspondants, et spécifier le nombre de messages à afficher (par exemple, les 1, 5 ou 10 derniers), triés par date et par sens du message (envoyé/reçu).

Promodag Reports permet de générer des rapports conditionnels qui ne sont envoyés que lorsque des conditions prédéfinies sont remplies, par exemple lorsque des boîtes aux lettres dépassent leur quota ou contiennent des messages non lus. En créant des rapports filtrés avec envoi par e-mail et par lots, la solution génère et envoie automatiquement les rapports uniquement lorsque les conditions sont remplies. Les utilisateurs peuvent également activer l'envoi individuel des rapports afin d'envoyer des alertes personnalisées à chaque utilisateur concerné ou à son responsable.

Le télétravail, qui s’est généralisé dans bon nombre d’entreprises lors du développement de la crise sanitaire liée à la propagation du Covid19, ne fait pas toujours bon ménage avec le droit à la déconnexion. Ce post décrit quelques-uns des rapports spécifiques que Promodag a dédiés à l’analyse de l’activité de la messagerie en dehors des heures de travail.

La crise du coronavirus pose actuellement des défis mondiaux aux entreprises. Promodag Reports peut vous aider à mesurer l'impact de Covid1-9 sur la productivité de votre société au travers de rapports sur l'activité de la messagerie électronique.

Promodag Reports permet d'auditer les dossiers publics avant toute migration vers des versions plus récentes d’Exchange ou vers Office 365, avec un inventaire détaillé et une analyse d’utilisation. Parmi ses principales fonctionnalités, citons le classement des dossiers par taille, l’identification des dossiers inactifs via l’analyse du trafic et des indicateurs d'ancienneté et de volumétrie des éléments ainsi que le suivi de l’évolution de la taille des dossiers publics dans le temps. L'outil permet également de cartographier les autorisations d'accès et les détails des droits, ce qui est essentiel pour garantir la conformité (notamment au RGPD) lors de la migration de contenu vers des services collaboratifs modernes tels que SharePoint ou les groupes Office 365. Promodag Reports supporte aussi bien les dossiers publics hérités d'Exchange 2010 que leurs successeurs modernes à partir d'Exchange 2013, Office 365 compris.

Promodag Reports aide les administrateurs à identifier et à supprimer les ressources Exchange et Office 365 obsolètes consommant inutilement des ressources et des licences. Les boîtes aux lettres inactives peuvent être détectées à l'aide de deux méthodes : filtrage par date de dernière connexion, ou identification des boîtes aux lettres n'ayant pas envoyé de messages au cours d'une période donnée. La solution fournit également des rapports automatisés permettant de repérer les groupes de distribution et les contacts de messagerie vides ou inutilisés ; ils peuvent être programmés pour être envoyés par e-mail à intervalles réguliers. Ces rapports seront particulièrement utiles aux organisations qui prévoient de migrer vers Office 365.

Le rapport d'activité de messagerie natif de Microsoft 365 ne couvre que les boîtes aux lettres utilisateur et exclut les boîtes aux lettres partagées, empêchant ainsi les administrateurs d'avoir une visibilité intégrée sur leur trafic de messagerie. La plupart des outils de reporting tiers présentent également des lacunes, faute de pouvoir explorer en détail les informations au niveau des messages telles que leur objet. Promodag Reports propose des rapports d’utilisation détaillés des boîtes aux lettres partagées d’Office 365, ainsi que la possibilité d’analyser aussi leurs pendants sur site dans les environnements hybrides. Les rapports sont entièrement personnalisables et peuvent être automatisés pour une distribution programmée.

Le rapport Autorisations sur les dossiers de boîte aux lettres de Promodag Reports offre une alternative plus simple à l'utilisation de scripts PowerShell pour auditer les autorisations au niveau des dossiers dans les boîtes aux lettres Exchange. Il permet de filtrer par type de destinataire (par exemple, les boîtes aux lettres partagées), de sélectionner des dossiers spécifiques et d'exclure les autorisations par défaut afin d'obtenir des résultats plus clairs. Cela simplifie le processus de détection des autorisations indésirables et de maintien du respect des normes de sécurité, tant dans les environnements Exchange sur site que dans ceux d'Office 365.