Promodag Blog

Le règlement RGPD a un impact direct sur les systèmes Exchange et Promodag Reports contribue à garantir la conformité grâce à quatre fonctionnalités clés. L'outil permet de vérifier le consentement préalable en extrayant les listes de destinataires des newsletters, de faciliter la portabilité des données en répertoriant les e-mails personnels, de se prémunir contre les fuites de données en contrôlant les autorisations d'accès aux boîtes de réception, et de respecter le droit à l'oubli en identifiant les messages contenant des données à caractère personnel (DCP). Ces rapports permettent aux administrateurs d'examiner et de gérer périodiquement les données à caractère personnel conformément aux exigences du RGPD.

La commande Get-MessageTrace d'Office 365, quant au suivi de l'utilisation des groupes de distribution, est limitée à seulement 7 jours de données et fournit des informations minimales : elle n'indique ni les expéditeurs, ni les objets des e-mails. Promodag Reports offre une solution bien plus performante en créant, en important et en stockant des tracking logs dans une base de données, ce qui permet de générer des rapports sur des périodes bien plus longues avec des informations bien plus détaillées. La solution génère des rapports plus rapides et plus clairs, capables d'identifier à la fois les groupes de distribution actifs et ceux qui ne sont pas utilisés, et permet leur export vers plusieurs formats, à la différence des scripts PowerShell qui ne permettent l'exportation qu'au format CSV.

La version 10 de Promodag Reports introduit une nouvelle politique de licences afin de prendre en compte Office 365 et passe ainsi d’un modèle exclusivement basé sur des licences par serveur pour Exchange sur site à un modèle hybride : par serveur pour les environnements sur site, et par boîte aux lettres pour Office 365. Lors de la migration d’un environnement vers Office 365, les licences existantes seront converties en licences par boîte aux lettres couvrant le même nombre de boîtes aux lettres que celles précédemment hébergées sur les serveurs Exchange. Les organisations exploitant des environnements hybrides pendant la migration peuvent être amenées à acquérir des licences temporaires afin de couvrir simultanément les serveurs sur site, et les boîtes aux lettres Office 365.

L'infobésité désigne la pathologie de la "surcharge informationnelle" à laquelle de nombreux salariés sont soumis, et dont le principal responsable est le courrier électronique en tant qu'outil de travail et de communication dominant en entreprise. Or, le droit à la déconnexion figure parmi les obligations légales des entreprises depuis la loi Travail El Khomri en 2016. Comment vous assurer que votre entreprise respecte bien l'article L2242-17 du Code du travail dans le cadre de l'utilisation de la messagerie électronique ? Ce post montre au travers de quelques exemples concrets comment repérer les excès de zèle avec Promodag Reports.

La commande Get-Recipient pour Office 365 ne renvoie plus de résultat si elle est lancée sans paramètre.

Promodag Reports intègre une fonctionnalité pratique permettant d'afficher et de filtrer tous les messages liés à un destinataire donné. Pour y accéder, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur un destinataire dans l'arborescence de l'organisation, de sélectionner « Messages liés » et de définir une plage de dates afin de générer un tableau triable contenant tous les messages associés. Cette option prend en charge le filtrage avancé multicritères via un éditeur de filtres autorisant des recherches par mots-clés dans l'objet ou autres paramètres en vue de retrouver rapidement des messages spécifiques envoyés ou reçus par une boîte aux lettres.

StoreLog 4 permet aux utilisateurs d'automatiser la récupération des journaux de suivi des messages Office 365 en créant un fichier batch via l'option Schedule Generation of Office 365 Message Tracking. Les utilisateurs peuvent ensuite en programmer l'exécution automatique à l'aide du Planificateur de tâches Windows en créant une tâche de base qui exécute StoreLog.exe avec le fichier batch en argument. La tâche planifiée peut être configurée pour s'exécuter quotidiennement et que l'utilisateur soit connecté ou non, ce qui permet de garantir une collecte automatisée et continue des logs sans intervention manuelle.

Les tracking logs d'Office 365 sont essentiels pour l'analyse du trafic de messagerie et les recherches judiciaires, mais Microsoft ne conserve ces données que 10 jours. Leur récupération via PowerShell est particulièrement fastidieuse : elle est limitée à 5 000 messages par commande et les résultats sont renvoyés dans l'ordre antéchronologique. StoreLog 4 résout ces problèmes en récupérant et en formatant automatiquement des logs horaires puis en les organisant par ordre chronologique dans le format familier d'Exchange sur site. Ce gratuiciel facilite l'archivage, la recherche et l'import dans une base de données, ce qui permet aux organisations de conserver des données essentielles bien au-delà de la limite d'expiration de 10 jours.

StoreLog est un utilitaire gratuit qui récupère et importe les tracking logs d'Exchange (Office 365 inclus) dans une base de données SQL ou Access, résolvant ainsi le problème de la courte rétention de ces données dans Exchange Online. Les utilisateurs n'ont qu'à configurer un identifiant d'administrateur Office 365 dans StoreLog : l'outil interroge alors automatiquement Office 365 pour générer des fichiers journaux horaires au format Exchange standard avec des champs clés tels que l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le statut et la taille du message. Ces logs archivés peuvent ensuite être ouverts manuellement dans un éditeur de texte ou importés dans une base de données afin d'effectuer des requêtes SQL, ou encore générer des rapports de trafic avec Promodag Reports, ce qui permet un suivi à long terme et une analyse approfondie au-delà de la limite de rétention imposée par Microsoft.